Iedereen denkt dat het beter kan. Maar vaak stopt het daar. Dat is zonde. Elke verandering wordt aangejaagd door mensen, en omdat jij ook een mens bent kun jij dingen veranderen. Het is alleen wel even handig om te weten hoe dat moet. Dat maakt de uitdaging een stuk overzichtelijker.
In deze blog nemen we je mee door de 5 stappen die je tijdens een succesvol transitieproces doorloopt. Je kunt ze toepassen van kleine vraagstukken – zoals de aanschaf van een nieuwe fiets – tot veel grotere vraagstukken – zoals het tegengaan van overgewicht in Nederland.
Deze blog is gebaseerd op het boek Maakkracht van Tabo Goudswaard & Jetske van Oosten. Als je na deze blog meer wil weten kun je hier hun boek bestellen.
● Stap 1: Agenderen Kun Je Leren
● Stap 2: Wat Is Je Probleem Precies?
● Stap 3: Hoe Kan Het Anders?
● Stap 4: Werkt De Oplossing Wel?
● Stap 5: Hoe Houden We Dit Vast?
Agenderen Kun Je Leren Je hebt eens om je heen gekeken en je hebt allerlei problemen ontdekt. De tafel in de woonkamer is iets te klein geworden door de recente gezinsuitbreiding, op je werk praten mensen vaak langs elkaar heen waardoor processen vastlopen, en je vind dat iedereen wel wat minder met zijn/haar telefoon bezig mag zijn. Het eerste probleem kun je zelf oplossen met een trip naar IKEA. Het transitieproces naar een nieuwe tafel is overzichtelijk. Overleg met je partner → met tegenzin naar IKEA → erachter komen dat het bouwpakket alleen in de auto past als de bank plat is waardoor je eerst zelf naar huis moet rijden met het hele ding, het thuis uit moet laden, en dan weer je vrouw en kind van de parkeerplaats moet halen → je huwelijk testen middels het bouwproces en klaar is de spreekwoordelijke Kees. Probleem 3 is zeker interessant, maar laten we even voor wat het is. Probleem 2, mensen die langs elkaar praten op je werk waardoor processen vastlopen, is echter een interessante om als voorbeeld te nemen. Jij kunt daar verandering in brengen. De eerste stap die je kunt nemen is het probleem benoemen. Dit kan tijdens een kopje koffie met collega’s tijdens de pauze om te peilen of meer mensen het probleem herkennen, of meteen tijdens een vergadering waar iedereen aan tafel zit. Wat hierbij belangrijk is, is dat je het probleem niet als aanval agendeert. Je wilt niet dingen zeggen als, “Alles gaat hier altijd fout omdat jullie niet met elkaar praten!” Hierdoor worden
mensen defensief en gaan ze het systeem dat jij wil veranderen verdedigen. Ook krijgen ze waarschijnlijk een beetje een hekel aan je omdat je net hebt aangevallen, No bueno.
Wat je wel kunt doen is het probleem agenderen en tegelijkertijd een visie schetsen die positief is. Iets als, “Ik merk dat we elkaar soms niet goed begrijpen en dat we daardoor kansen laten liggen. Graag zou ik eens onderzoeken hoe we beter met elkaar kunnen communiceren zodat iedereen zich beter gehoord voelt, en we ook betere resultaten halen met elkaar.” Een redelijk verschil. Veel meer uitnodigend. En hoewel het begrijpelijk is dat we ons soms ergeren aan problemen binnen bestaande systemen, is het onze verantwoordelijkheid om tijdens het agenderen mensen positief te benaderen. Doen we dit niet, dan schieten we onszelf in de voet.
Het is ook belangrijk om niet meteen een oplossing te geven. Vaak willen we heel snel dingen oplossen terwijl we het probleem nog niet goed in kaart hebben gebracht. In de volgende blog gaan we over die stap praten.
Enfin, heb je een probleem gesignaleerd dat je graag op wil lossen begin dan met het agenderen van het probleem op een positieve manier. Probeer draagvlak te creëren voor het idee dat de oplossing van het probleem een positieve uitwerking heeft voor je collega’s, buurtbewoners etc.
Een goed begin is het halve werk in een transitieproces, en vaak is een slecht begin ook meteen het einde van je transitieproces.
Wat Is Je Probleem Precies?
Tijdens het agenderen kaart je natuurlijk het probleem aan. Tenminste, dat denk je. Eigenlijk kaart je een symptoom aan. Het onderliggende probleem is nog niet duidelijk, anders was het waarschijnlijk al opgelost.
Symptoombestrijding is niet waarom we hier zijn. We willen het hele systeem gezond maken. We moeten dus eerst onderzoeken wat het probleem precies is. Daarvoor moet je het hele systeem rondom het probleem in kaart brengen. Alleen dan kom je erachter welke factoren allemaal meespelen in het symptoom dat je op de agenda hebt gezet.
Het onderzoek dat volgt is niet alleen wetenschappelijk van aard. Natuurlijk is het waardevol om data en theorieën aan je onderzoek te verbinden, maar door je te beperken tot deze objectieve zaken mis je het meest belangrijke onderdeel. Mensen.
Als je een systeem wil veranderen zul je de mensen die binnen het bestaande systeem functioneren goed moeten begrijpen. Wat zijn hun wensen en angsten? Wat drijft ze? Zien ze het probleem dat jij ziet, of kennen ze hele andere uitdagingen? Door met de mensen binnen het systeem in gesprek te gaan krijg je de waardevolle informatie die je nodig hebt om het systeem in kaart te brengen.
Begin daarom je onderzoek met een open blik. Vaak hebben we aannames en/of een hypothese. Dit kan ervoor zorgen dat je gedachten al een bepaalde kant opgaan terwijl de
oorzaak van het probleem misschien heel ergens anders ligt. Door open en nieuwsgierig te blijven heb je de beste kans dat je het systeem leert begrijpen.
Een ander verschil met wetenschappelijk onderzoek is dat je niet neutraal hoeft te zijn. Je bent intrinsiek gemotiveerd om het probleem aan te pakken. Je mag je eigen ideeën, wensen en overtuigingen meenemen. Je betrokkenheid is juist een kracht.
Het doel van je onderzoek is om het systeem en de mensen die binnen het systeem functioneren goed te begrijpen. Alleen op die manier kun je voorstellen doen om het systeem te veranderen waar mensen goed op reageren. Omdat je snapt waar ze naartoe willen, kun je ze met je opgedane kennis een mogelijke route laten zien naar een nieuwe, aantrekkelijke manier van werken/leven.
Hoe Kan Het Anders?
Je hebt geagendeerd en onderzocht, en nu zitten er allerlei ideeën in je hoofd om het anders aan te pakken. Hoe doe je dat?
Bij het voorstellen van een alternatief is het belangrijk dat je niet meteen de oplossing gaat voorstellen. Mensen verwachten misschien van je dat jij een product of dienst uit de hoge hoed tovert waardoor het probleem opgelost gaat worden. Op deze manier is er echter het gevaar dat je tòch het symptoom gaat bestrijden.
Een systeem kun je niet alleen veranderen. Je zult de mensen binnen het systeem moeten verleiden om anders na te gaan denken waardoor ze dingen anders zullen gaan doen. Een oplossing is dus niet meteen nodig. Het is veel belangrijker om een frisse blik te inspireren. Nieuwe manieren om naar vraagstukken te kijken die beter passen bij de wensen van de mensen binnen het systeem.
Het is in de fase dus aan jou om een keuze te maken over welke waarden centraal komen te staan binnen het systeem. In je onderzoeksfase heb je een enorm palet aan mogelijkheden gecreëerd waar je een keuze uit kunt maken.
Als je alles wil doen wordt het een warrig geheel. Door duidelijk één, of een beperkt aantal waarden centraal te stellen wordt het duidelijk voor anderen waar je ongeveer naartoe wil. Hierdoor ontstaat duidelijkheid over concrete stappen die gemaakt kunnen worden – omdat de richting duidelijk is – en kan iedereen makkelijker participeren in het proces van co-creatie van mogelijke oplossingen.
Je doet dus een voorstel zonder al van alles dicht te timmeren. Je laat het proces van bedenken van concrete stappen aan iedereen die participeert in het systeem zodat ze ook eigenaar kunnen worden van het systeem.
